La gestione del tempo: strategia che ottimizza i risultati
La gestione del tempo è una materia che può davvero aiutarti a fare la differenza nella tua vita.
Ci ritroviamo sempre più spesso a dover gestire moltissimi impegni.
Siamo oberati di cose da fare e abbiamo sempre meno tempo per farle. Per non parlare del tempo che sottraiamo a famiglia e amici per risucire a portare a termine dei lavori urgenti.
Ma tutte queste cose da fare urgenti e importanti, sono davvero così urgenti e importanti?
Hai mai pensato che forse organizzi male il tuo tempo?
Una cattiva gestione delle cose da fare e del tempo da dedicare a ogni impegno ti porterà inevitabilmente ad accumulare stress e stanchezza.
Finirai per dedicare troppa attenzione a cose poco rilevanti e poca a cose importanti, finendo poi per farle male.
Immagini l’impatto che questo potrebbe avere sulla tua vita lavorativa?
Continuando a leggere approfondiremo:
Cosa è “importante” e cosa è “urgente”?
“Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi” in linea di massima è un consiglio saggio da seguire. Ma non sempre!
Se una scadenza non è urgente, se una cosa non è importante, perché affannarti per portarla a termine?
Dare a qualcosa una certa importanza significa attribuirle un valore.
Questo processo di attribuzione del valore è basato su un concetto soggettivo.
Le priorità sono legate ai nostri valori, principi e obiettivi. Ciò implica che ognuno di noi può dare un diverso grado di importanza alla stessa cosa.
Ciò che è urgente è invece oggettivo. Il concetto di urgenza dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi solo ad attività che richiedono attenzione immediata o a brevissima scadenza.
Imparare a gestire questi due concetti in modo efficace, con la consapevolezza della propria scala di valori è fondamentale per un’organizzazione del tempo proficua, soprattutto quando si lavora in team.
Esistono dei modelli che possono aiutarci a gestire il tempo in modo efficace? La risposta è sì.
Cos’è il metodo Eisenhower?
<< Ciò che è importante raramente è urgente. Ciò che è urgente raramente è importante >>
Questa frase di Dwight D. Eisenhower è alla base del suo metodo di ottimizzazione del tempo, noto anche come Matrice di Eisenhower.
Questo modello serve a riordinare le priorità, separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo e classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza o importanza.
Combinando i due parametri Importanza e Urgenza si ottengono i quattro quadrati che costituiscono la Matrice di Eisenhower.
Alla base della matrice c’è un elenco dettagliato delle tue attività e dei tuoi impegni, ordinati in base alla priorità e individuando nel modo più completo possibile scadenze e risorse a tua disposizione.
Analizziamola nel dettaglio.
In cosa consiste la matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower è il risultato della combinazione del fattore Importanza con il fattore Urgenza.
L’Importanza è la variabile con andamento verticale: in basso vedrai le cose meno importanti e in alto via via quelle più importanti.
L’Urgenza è la variabile con andamento orizzontale: a sinistra troverai le cose più urgenti e man mano che ti sposti sulla destra del grafico troverai cose sempre meno urgenti.
Si formano così quattro quadranti: Q1, Q2, Q3, Q4.
Analizziamoli dettagliatamente:
Q1: CRISI
É il quadrante delle cose urgenti e importanti, da fare immediatamente e non delegabili.
Ad esempio progetti in scadenza, telefonate ai clienti, problemi pressanti da risolvere al più presto, programmi in scadenza o già scaduti, ecc.
Q2: QUALITÀ
É il quadrante delle cose importanti ma non urgenti, da fare in un secondo momento e pianificabili.
Ad esempio progetti a medio e lungo termine, attività mirate al tuo miglioramento personale, definizione di nuove strategie operative da attuare.
Rientrano in questo quadrante corsi di formazione, attività sportive, esami e controlli medici, ricerca di opportunità di business.
Q3: INGANNO
É il quadrante delle cose urgenti ma non importanti, da delegare immediatamente essendo azioni che possono essere compiute da altri.
Ad esempio riunioni superflue, mansioni che non ti competono ma che ti sono state “scaricate” da qualcun altro, ecc.
Q4: SPRECO
É il quadrante delle attività non urgenti e non importanti, da non fare assolutamente, in poche parole tutto ciò che è un puro e semplice spreco di tempo.
Ad esempio attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e urgente.
lungo termine, attività mirate al tuo miglioramento personale, definizione di nuove strategie operative da attuare.
Rientrano in questo quadrante corsi di formazione, attività sportive, esami e controlli medici, ricerca di opportunità di business.
Suggerimenti per il tuo time planning
- Le attività che rientrano nel quadrante Q1 vanno ridotte al massimo: sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza.
Conseguenze?
Aumenta la possibilità di commettere errori senza avere il tempo per rimediare. Se la tua giornata è piena di attività che stazionano sul Q1 sono i tuoi impegni a gestire te, non il contrario.
- Le attività che rientrano nel quadrante Q2 hanno carattere strategico e a lungo termine quindi possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza.
Attenzione però: se rimandi troppo l’esecuzione, prima o poi rientreranno nel Q1, quindi non avere fretta ma datti da fare! - Le attività nel quadrante Q3 sono ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti. Impiegare il tuo tempo in queste attività non farà che rubarti risorse ed energie. Delegale ad altri e occupati di ciò che ti riguarda e interessa davvero.
- Le attività del quadrante Q4 sono un assoluto spreco di tempo. Molto spesso si tratta di una via di fuga per chi è soverchiato da problemi che ha paura di affrontare.
Se tu occuperai di queste attività inevitabilmente finirai per rimpiangere di aver sprecato il tuo tempo, quindi lascia perdere!
Conclusioni
Il modello di Eisenhower ti aiuterà a organizzare la tua attività professionale e a fare del time management la tua strategia vincente per incrementare la produttività e massimizzare i risultati.
Potrai organizzare il lavoro in modo più efficace e ottimizzare i tempi da dedicare alla tua attvità, riducendo notevolmente lo stress e dedicando del tuo tempo libero ai tuoi affetti e alle tue passioni.
Cosa aspetti?
Sotto con le priorità allora!
