Comunicato stampa aziendale: come e perché scrivere un buon testo
Ti sei mai chiesto qual è la cosa più importante che va rispettata nella stesura di un comunicato stampa aziendale?
Sembrerà banale ma si tratta dell’aggiunta, nelle prime due righe del testo, di quello che gli anglofoni definiscono le “5W”.
A questo vanno aggiunti altri elementi di stile e di forma che consentono di poter attirare l’attenzione del tuo target.
Continuando a leggere ti spiegherò:
A cosa serve scrivere un buon testo
Non importa se devi scrivere del un lancio di un nuovo prodotto, un evento benefico o un’iniziativa promozionale.
Il giornalista al quale è stato inviato il tuo testo deve avere, immediatamente, alcune informazioni.
Devi spiegargli perché leggere il tuo messaggio non è “un’inutile perdita di tempo”.
Di cosa stiamo parlando? Dove si svolgerà l’evento? Qual è la finalità per il quale è stato veicolato il messaggio?
Se nelle prime due frasi tu sarai stato chiaro e comunicativo allora avrai raggiunto il primo obiettivo.
Il giornalista continuerà a leggere con piacere il tuo testo e ti offrirà una maggiore visibilità.
Nell’ipotesi migliore continuerà a seguirti e, magari, parteciperà all’evento programmato.
Quali sono le 5W
“5W”, in realtà, è una sigla con la quale si indicano le domande:
- Who. “Chi” ha scritto il comunicato stampa. Bisogna scrivere per esteso la ragione sociale dell’azienda o il nome completo dell’associazione. Se si tratta di un evento condiviso con altre realtà è necessario indicarle tutte. Stessa logica va seguita per ulteriori partner o sponsor.
- What. “Cosa” si desidera comunicare. Attenzione a non cadere nell’errore di “sovra comunicazione”. Mai mandare comunicati stampa senza che ci sia un reale motivo o senza nessuna informazione utile per gli utenti. Questo indispone le redazioni stampa o gli utenti dei tuoi canali social.
- When. “Quando” si svolgerà o si è svolto l’evento? Bisogna sottolineare con chiarezza la tempistica. Non puoi rischiare che il giornalista non arrivi in tempo. Fotografare il “taglio del nastro” di una nuova inaugurazione o l’inizio di una conferenza stampa è indispensabile.
- Where. “Dove” verrà svolto l’evento? Anche in questo caso è importante sottolineare non solo il nome della struttura ma anche le indicazioni per raggiungerla. Indirizzo o geolocalizzatore in caso di luoghi isolati permetteranno di non perdere tempo e avere tutti gli invitati all’orario prestabilito.
- Why. “Perché” hai voluto dare una comunicazione alla stampa? Una domanda che ogni giornalista si rivolge quando vede quell’icona di “nuovo messaggio” nella casella di posta elettronica. Lo scopo, in questo caso, è di attirare l’attenzione e fare capire quale prospettiva o beneficio può derivare dall’incontro.
Le regole di stile da rispettare
Cosa fare o non fare per rendere scorrevole, fluido e interessante il comunicato stampa aziendale?
Ecco alcuni suggerimenti:
- togliere le “cariche” non pertinenti. Basta solo quella attinente in quel contesto. Se sta palando il presidente della realtà non importa aggiungere l’eventuale carica o professione svolta. Scrivere, ad esempio, “Cav. Avv. Pres. Nome Cognome” genererà un senso di fastidio nel lettore. Questa scelta verrà percepita come un atto di superbia e pregiudicherà la percezione di tutto il testo.
- Aggiungere dettagli: persone, fotografie, didascalie, informazioni, citazioni. Il comunicato stampa deve penetrare nella mente del suo destinatario. Proprio come fanno gli scrittori devi immaginare di parlare con uno specifico lettore. Devi evitare che il testo venga percepito come un informale e freddo messaggio standard letto su un monitor di un pc.
- Attenzione al tono utilizzato. Se sui social network si usa un più informale “tu”, nei comunicati stampa si utilizza la terza persona.
- Mettere sempre i contatti: indirizzo mail, telefono, pagina Facebook, account Twitter o LinkedIn e nome del referente. Il giornalista deve avere la possibilità di poter interagire con una persona se desidera ulteriori chiarimenti o informazioni utili.
- Rispettare la forma. Aggiungi data dell’invio e l’oggetto del comunicato stampa. Non si tratta di un libro giallo che mira a lasciare la suspance fino alla fine. L’argomento del tuo messaggio deve essere chiaro e comprensibile già dalla prima riga. Utile anche dividere il corpo del testo in paragrafi. Una strategia grafica che aiuterà la lettura.
- Raccontare in breve la tua realtà. Alla fine del comunicato parla dell’azienda o associazione. Mission, anno di formazione e processo evolutivo. Poche e chiare righe che possano fare capire l’importanza della tua realtà.
Se il comunicato stampa “funziona bene” il giornalista tenderà a fare un “copia – incolla” trasportando inalterato il testo in stampa. Non percepire questa scelta come un elemento negativo: è un messaggio di stima. Il testo è stato ben scritto e avrai la certezza di un messaggio ben veicolato.
Conclusioni
Saper comunicare è un’arte e avere un addetto alla comunicazione che sappia gestire al meglio queste informazioni è indispensabile.
Conoscere le regole del giornalismo ma anche saper intrigare sfruttando il marketing emozionale è una capacità che non tutti possiedono.
A volte, però, puoi trovarti con la necessità di dover mandare tempestivamente poche righe in stampa.
Nel dubbio sul “cosa scrivere” prova a ridurre al minimo le parole.
Meglio poche e chiare informazioni che frasi prolisse piene di termini tecnici o ridondanti.
Ricorda sempre che il tuo lettore non è un collega o un “addetto del settore”.
Il comunicato stampa aziendale arriva nelle mani di giornalisti che non sono né devono necessariamente essere esperti del tuo campo.
Scrivere come se a leggere fosse un bambino mantenendo un tono serio e autorevole non sempre è facile.
Proprio per questo noi vi suggeriamo di affidarvi a professionisti della comunicazione pubblica.
